Revistas Científicas Médicas: una mirada desde la perspectiva editorial

Lic. José E. Alfonso Manzanet
   Jefe de Redacción de las Revistas Médicas Cubanas. Master Informática Médica. Profesor asistente

Lic. Frank W. Castro López
   Editor de Revistas Médicas Cubanas. Profesor Instructor

Resumen

Las publicaciones de las revistas médicas cubanas, en los últimos años ha aumentado el crecimiento en lo que a número por años y artículos respecta. En 1995 con el desarrollo de las redes de telecomunicación de INFOMED se empezó a publicar en soporte electrónico, comenzando una nueva era en el tránsito del proceso editorial. Estos cambios afortunadamente implicaron avances en el sistema de difusión de información científica, tanto en accesibilidad como en tiempo de frecuencia de publicación. Pero el proceso de edición y redacción de una publicación periódica requiere de una serie de aptitudes y habilidades, a pesar de todos estos avances tecnológicos, sin afectar la calidad de ninguno de estos procesos. El objetivo de este trabajo es realizar una descripción del flujo editorial al que se somete un artículo científico y reflexionar sobre las características e importancia de cada proceso.

1. Introducción

La publicación de artículos científicos y específicamente los publicados en las revistas médicas, en los últimos años han experimentado un aumento significativo, lo que puede ser atribuible a diferentes factores, entre ellos el surgimiento de nuevas publicaciones, incluso más selectivas y especializadas. En las revistas más consagradas este efecto se observa a través de la cantidad de artículos que se reciben por años, en contraste con el índice de rechazo y en el mejor de los casos, un aumento en la frecuencia de números que se publican por volúmenes.

En la actualidad existen mas de 100 publicaciones en ciencias de la salud, de ellas 69 son solamente en formato electrónico y en formato impreso exclusivamente 38, la mayoría poseen doble formato de publicación según datos tomados del Registro Nacional de Publicaciones Seriadas.*

* Dirección Nacional de Publicaciones Seriadas. Calle 15 esq. a C. El Vedado. Ciudad de La Habana. Cuba. C.P. 10400.

La participación de las casas editoriales en el proceso de edición de las revistas científicas se ha hecho también más evidente producto de la necesidad de ganar en calidad editorial para la publicación. En Cuba la Editorial Ciencias Médicas (ECIMED) del Centro Nacional de Información de Ciencias Médicas (infomed) cuenta con un equipo de especialistas con vasta experiencia en el trabajo de edición, los que realizan el trabajo editorial de 24 títulos de revistas médicas pertenecientes al Consejo Nacional de las Sociedades Científicas.

En 1995 la maduración de Internet trajo consigo el desarrollo de las redes de telecomunicación y con ello el posicionamiento oficial de infomed como la red telemática de salud de Cuba. Es entonces cuando la ECIMED se traza como estrategia la adopción del soporte electrónico como alternativa ante las dificultades imperantes con la impresión de las revistas médicas. Comienza así una nueva era para la publicación médica nacional, y para el trabajo editorial. Se produce un cambio en el tránsito del flujo editorial, y se introducen ajustes para la entrada en el ciberespacio¹.

Estos cambios afortunadamente implican avances en el sistema de difusión de la información científica, tanto en accesibilidad como en tiempo de frecuencia de publicación. Existe el criterio que erróneamente se le atribuye a este desarrollo tecnológico como el del acortamiento del período de publicación a un tiempo record; asociando que la nueva tecnología y el uso de programas sofisticados, son los eslabones fundamentales en la rapidez de una publicación en formato digital, obviándose el flujo editorial que debe atravesar una revista para que se publique con toda la calidad requerida.

Quizás la mayoría de los lectores, al leer alguna de las revistas médicas, en cualquiera de sus formatos, ya sea electrónico o impreso, desconocen cuantas horas de esfuerzo y dedicación hay detrás de cada una de sus letras. El trabajo que se realiza para lograr publicar una revista es siempre complejo, y a la vez muy exigente.

La literatura científica, y en especial la literatura médica, por sus características, es clasificada como una de las más rigurosas a la hora de trabajar sus textos. El proceso de edición y redacción de una publicación en general requiere de una serie de aptitudes y habilidades que solamente se adquieren con la experiencia.

Martínez de Sousa define la palabra editar como “revisar un texto, corregirlo y prepararlo para componerlo e imprimirlo”, o bien en un programa informático, intervenir en él para modificarlo.² Lo cierto es que la edición va más allá de un marco teórico, por que sin dudas, comprende desde la pura concepción del manuscrito hasta la opinión que de él se recibe por parte de los lectores. Por tanto, cada publicación debe tener bien definida su misión y objetivos, y en base a esto se debe encaminar el trabajo editorial. Las revistas científicas, por tratar temas de relevancia, tienen una connotación de trabajo diferente al resto de las revistas de corte popular o comercial. La comunidad que recibe esta información está ávida de recibir un artículo de buena calidad, seleccionado, confiable, que constituya ciencia y que aporte conocimiento.

Muchas han sido los autores que se han dedicado a escribir sobre revistas científicas y artículos científicos,^3-5 pero pocas se han detenido en describir detalladamente el proceso de producción editorial y su importancia.

El proceso o flujo de producción de una revista puede ser concebido de diferentes formas en dependencia de las habilidades y posibilidades de los organismos responsables de la publicación. Está claro que los responsables de las revistas siempre aspiran a que la suya sea una publicación con el más alto nivel de calidad, pero esto solo se logra con el establecimiento de un buen flujo de producción editorial y el cumplimiento de este a cabalidad.

El objetivo de este trabajo es realizar una descripción detallada del flujo editorial utilizado por la ECIMED y al que se somete un artículo científico que tiene como destino su publicación en una revista médica.

Un factor determinante en la calidad de una revista es el trabajo en conjunto de todos los miembros de su comité editorial, lo que garantiza el funcionamiento estable del flujo, que comienza desde el envío del manuscrito y termina con la distribución de la revista.⁶

El proceso o flujo productivo editorial es establecido por el organismo responsable de la publicación, mediante la confección de un flujograma adecuado que debe responder de forma óptima a las necesidades y posibilidades de publicar información en un tiempo estipulado con la calidad requerida. Este proceso es una garantía para el cumplimiento de las actividades editoriales, y por consiguiente para lograr y mantener una estabilidad en la salida de las publicaciones. El proceso editorial a que es sometido un artículo científico para ser previamente publicado en una revista, es muy complejo (fig.1). Cada paso por el cual transita un documento hasta llegar a su destino final – el usuario (otrora lector)- requiere de un trabajo muy profesional y dedicado.

Fig.1. Flujograma para un proceso editorial de revistas médicas

2. Entrada de artículos

La entrada de artículos es lo que se considera el primer eslabón de la cadena de producción de una revista científica. Cada manuscrito recibido debe tener una estructura predefinida en dependencia de la metodología empleada. Las instrucciones a los autores deben ser específicas para cada revista, delimitando y permitiendo el tipo de artículo que desea publicar y las características que debe poseer para poder avanzar y cumplir todo el proceso.

Los artículos siempre deben entregarse al organismo encargado por el seno del comité editorial, donde primero serán evaluados. Los criterios de aceptación y selección de los manuscritos que se van a publicar son definidos por el propio comité, el cual ya tiene establecida la misión y visión de su publicación. El sistema de arbitraje juega un papel decisivo en este proceso. Un buen sistema de arbitraje para una revista científica es la garantía de su éxito como material científico, de ahí su importancia. Un arbitraje bien estructurado es capaz de detectar la mayoría de las dificultades que puede presentarse con un manuscrito. Este es el caso del plagio, la publicación duplicada o el fraude, por solo citar algunos.⁷ (Figura 2)

Figura 2. Esquema en forma de flujograma para el trabajo en el comité editorial

En la actualidad existen varios tipos de sistemas de arbitraje, los cuales van desde los “mas abiertos” hasta los “mas cerrados”. Los manuscritos enviados a la mayoría de las revistas médicas cubanas se someten a un proceso de arbitraje por pares y a doble ciegas (peer review), es decir, ni el árbitro tiene referencias del autor del artículo, ni el autor acerca del árbitro que evalúa su trabajo. En este caso, los artículos son sometidos a la consideración de dos especialistas bien entendidos en la materia buscando un consenso de aceptación o rechazo del material presentado. Cuando ambos especialistas difieren en sus criterios, se busca el juicio de un tercero, lo que constituiría el del veredicto final. La selección de los árbitros es responsabilidad del comité editorial. Finalmente se emite un dictamen de aceptación, que puede estar sujeto a modificaciones por el autor o rechazo. Cualquiera que sea el veredicto debe ser comunicado de inmediato al autor, el cual tomará las medidas pertinentes según el caso.

3. Evaluación editorial

Este tipo de evaluación constituye un elemento clave que garantizará el trabajo de edición posterior. En este proceso el artículo es analizado por el editor-redactor, lo que se considera como una lectura inicial. El especialista busca detalles técnicos y de estructura que pueden haber pasado inadvertidos por el comité editorial, además de corroborar la calidad de las imágenes, tablas y referencias bibliográficas del manuscrito. En caso de encontrar alguna deficiencia, es el momento preciso para devolver al autor, si el asunto es muy difícil de resolver por parte de los especialistas de la editorial.

Por tanto el editor-redactor debe ser un especialista con vínculos muy estrechos en cuanto a la disciplina y profesión que demanda las revistas en el proceso editorial, debe poseer además conocimientos generales sobre cada proceso editorial, a tal punto que sea capaz de evaluar el trabajo realizado en cada proceso.⁷

La mayoría de las dificultades que generalmente se detectan en este paso consisten en: imágenes que no poseen la calidad óptima para su realización, tablas realizadas con un nivel de complejidad elevado y que muchas veces ni el propio autor puede resolver, y con más frecuencia, la omisión de datos importantes en las referencias bibliográficas (año, editorial, ciudad…). Un buen proceso de evaluación editorial garantizará en gran medida el dinamismo del resto de los demás procesos editoriales.

4. Conformación

Analizados los detalles de todo el material con que se pretende trabajar, se procede a la conformación del número de la revista. Este es un proceso que necesariamente debe realizarse en conjunto con la participación de una representación importante del comité editorial y el editor-redactor. Se decide entonces el número de artículos que conformarán el número, los tipos de artículos, las secciones que van establecer y otros lineamientos generales. A partir de ese encuentro, se puede decir que comienza en trabajo editorial puramente.

Es importante destacar que solo se declara una revista como conformada cuando cada uno de sus artículos seleccionados ha cumplido satisfactoriamente todas las etapas descritas con anterioridad. La editorial, por su parte, comienza a realizar el cronograma de producción a partir de ese momento. Las normas de trabajo editorial son establecidas y convenidas entre ambas entidades, lo que conlleva a un estimado del tiempo que puede demorar el proceso.

Con el desarrollo de la publicación electrónica el concepto de conformación de número de revista pasa a un segundo nivel. El formato digital permite al proceso una agilidad inestimable, que garantiza que el artículo pueda ser publicado sin necesidad de que espere un tiempo prudencial para formar parte de un número. El proceso de conformación para revistas electrónicas puede realizarse con los artículos en línea.

Por tanto, el largo período de tiempo que transcurre entre el momento en que un artículo es aprobado y es publicado puede reducirse. Se pueden crear espacios donde se difundan preliminarmente los trabajos que se van a publicar en los próximos números de una revista o una sección de presentación de los resúmenes. Se recomienda que esta variante de publicación se realice con los artículos previamente editados, pues una vez que se colocan a la disposición del usuario, estos pueden ser referenciados, aun cuando no aparezcan incluidos dentro de un número de revista (Ver apartado 34 del anexo de los Requisitos Uniformes para la presentación de manuscritos en revistas biomédicas).

5. Redacción o corrección

El trabajo de redacción de los artículos es, quizás, el más complejo. Redactar un artículo científico es algo que no puede hacer cualquier profesional que se considere editor. El artículo científico, como se ha planteado, tiene una estructura definida, y cada una de sus secciones responde a una serie de características que han sido establecidas por consenso internacional. La ortografía y la concordancia son dos de los aspectos que el editor tiene en cuenta mientras redacta un manuscrito.

La habilidad de poder pasar los datos de un gráfico o una tabla a texto, de poder hacer entendible lo que otros escriben es una habilidad que solamente se adquiere con la experiencia. Del resultado de este proceso depende en gran medida que el lector asimile correctamente la información que se le ofrece.

Existen dos tipos de corrección, la corrección simple, que garantiza la corrección ortográfica así como la gramática, la puntuación y la ortografía; y el nivel de corrección compleja, que implica explicar con claridad los argumentos donde existe falta de claridad de expresión. A veces, incluye un gran trabajo en el texto.⁸

6. Trabajo de diseño

El trabajo de diseño es, sin dudas, una pieza clave dentro del flujo de trabajo para una revista. La concepción de una buena imagen para una publicación es también un sinónimo de éxito, de ahí la importancia de la realización de un buen trabajo. Esta actividad también ha sufrido algunas variaciones dentro de su propio flujo debido a las posibilidades que en la actualidad existen con la doble publicación, es decir, el trabajo para el formato electrónico de una revista y para el formato impreso. En el caso de las revistas científicas se prefiere siempre, independientemente del formato que se utilice, el empleo de diseños sobrios y que destaquen, por encima de todo, la información científica y relevante, “a buen entendedor, con pocas palabras basta”. El departamento de diseño recibe las imágenes en forma de figuras a línea (generalmente gráficos) o medios tonos (fotografías) una vez que el editor ha realizado los señalamientos correspondientes. El proceso de marcación para las revistas en formato impreso es de vital importancia y consiste en dimensionar cada texto e imagen, apoyada en una carta tecnológica previamente confeccionada por el diseñador y aprobada por el editor, el cual a su vez presentará al comité editorial para su aprobación final*. Generalmente el editor realiza la redacción del texto en soporte digital (siempre que sea posible) para adelantar el proceso, de forma tal que cuando el proceso de redacción culmine, ya la revista está marcada y lista para la composición. En el trabajo de diseño se definen las dimensiones y posiciones de cada una de las figuras que se van a colocar en la revista.

* Es el documento que realizan los especialistas en diseño y maquetación y que incluye las características tipográficas de la revista. Es imprescindible para la composición de la revista impresa.

7. Filtraje

El filtraje es un proceso de revisión final del trabajo de edición. Este paso puede ser omitido bajo la responsabilidad del redactor, el cual puede hacer el filtraje en otro formato. Un buen trabajo de corrección puede conducir al cambio de formato sin necesidad de filtraje. La fase de filtraje es también una garantía de calidad, esta vez por parte del redactor.

Antes de hacer el cambio de formato, y una vez que ha concluido el trabajo de redacción, los artículos deben ser devueltos a los autores con el objetivo de que estos realicen las valoraciones correspondientes sobre las modificaciones hechas a sus manuscritos y expresen sus criterios. Este proceso no debe demorar más de cinco días en dependencia de la complejidad del texto, de lo contrario comprometería demasiado el cronograma de trabajo establecido.

8. Cambio de formato

Una vez que el documento se encuentra limpio y prácticamente libre de errores de redacción, se solicitan las imágenes o gráficos que al inicio del proceso fueron enviadas al departamento de diseño para los arreglos pertinentes. El editor debe evaluar con anterioridad el trabajo de diseño y definir su aprobación.

9. Transferencia al lenguaje HTML

Este proceso puede realizarse primero que el otro tipo de composición para el formato impreso, por la facilidad que otorga de publicar la revista rápidamente en el sitio Web. En esta variante el texto puede sufrir algunos errores de transferencia, pero realmente son dificultades mínimas comparadas con las que se pueden encontrar en un maquetación por la complejidad de este proceso.

El texto filtrado es llevado, mediante transferencia hacia cualquiera de los programas editores de páginas Web. Se recomienda usar el Macromedia Dreamweaver, versión 4.0, MX o superior, por las facilidades probadas que aporta. En este programa se incluyen los atributos y estilos que presenta el diseño de publicación y que ya habían sido previamente definidos por el diseñador.

Este es un tipo de trabajo sencillo y que el propio editor puede realizar una vez que conoce el procedimiento. Es importante destacar que el trabajo de edición para publicar en un sitio Web tiene características particulares que no deben soslayarse bajo ningún concepto. Existen plataformas con estilos definidos que garantizan la calidad y uniformidad del trabajo que se pretende realizar.

Sobre el proceso de publicación en formato electrónico existen diferentes variantes. En la actualidad ya funcionan plataformas creadas especialmente para realizar este trabajo editorial hasta la propia publicación. En este caso tenemos el Open Journal System, el Editorial Express y el Bench Press, por solo citar algunos y que constituyen verdaderos sistemas de gestión para el trabajo editorial de revistas electrónicas.

10. Maquetación

Este es quizás el trabajo más complejo dentro de la composición de cualquier material que se disponga para su publicación en formato impreso, especialmente una revista. Solo un buen marcaje y un buen diseño predefinido pueden garantizar un adecuado emplane o maquetación de la publicación.

Este proceso hace algún tiempo se hacía de forma totalmente manual y en él intervenían un número considerable de personas. En la actualidad las nuevas tecnologías también lo han beneficiado, y ahora existen varios programas informáticos que se utilizan para realizar emplanes o maquetaciones exclusivamente, por supuesto, la reducción del recurso humano para este proceso también ha sido un factor importante cuando de economía se trata, pues lo que antes lo hacían varias personas, ahora es capaz de hacerlo una sola.

Los softwares más empleados son el Adobe Page Marker y el QuarX express, ambos son utilizados indistintamente según las habilidades de la persona que trabaja, y tienen sus facilidades y debilidades.

Para el trabajo de maquetación la persona encargada debe poseer las características técnicas de la publicación, las cuales vienen ya reflejadas en la carta tecnológica preparada por el diseñador.

Un documento bien “limpio” desde su redacción en Word prácticamente garantiza el mínimo de errores en el emplane. Este proceso, al igual que el anterior, requiere de una revisión minuciosa. Los puntos de revisión de un emplane no son exactamente iguales a los del formato HTML para Web, pues la revista impresa guarda una serie de patrones de conformidad y armonía que no son objetivo de una versión electrónica, aunque tienen similitud.

Un aspecto importante es la concatenación que debe haber entre el índice general y el número de las páginas, por solo citar algún ejemplo. La persona que realiza este tipo de composición debe tener presente la importancia de que el texto y las imágenes expresen una armonía que sincronice con el resto de la revista. Estas imágenes antes fueron dimensionadas en el proceso de marcación.

El número de páginas en relación con la cantidad de material que se desea publicar en un determinado número de revista siempre es calculado con antelación y en caso de error, siempre hay variantes de solución.

En los últimos tiempos se ha puesto muy de moda el aprovechamiento de los espacios en blanco que pueden quedar al terminar un artículo a media página. Promociones, secciones cortas, anuncios y otras variantes de información son algunos de los mecanismos utilizados. Esto permite además un ahorro considerable de papel, si se toma en consideración el costo tan elevado del pliego. De cualquier forma, las posibilidades de diseño son ilimitadas, y un buen diseño puede, incluso, reducir al mínimo los espacios en blanco de una revista.

El emplane es la matriz de la salida impresa de la publicación, siempre debe ser revisado, como mínimo 2 ó 3 veces antes de dársele el consentimiento de listo para entregar a la imprenta.

11. Cierre

El cierre es el proceso final de la edición de una revista. En esta etapa intervienen las partes más importantes y responsables de toda la actividad. En este momento se combinan texto (tripa) y cubierta para conformar el producto que finalmente debe ir a la imprenta. En este proceso ya se tiene listo el diseño de cubierta que se va a utilizar, previo acuerdo y aprobación con el comité editorial y el redactor. Esta actividad que, aunque puede parecer simple, es algo compleja; es donde se realiza el “arte final”.

12. Industria

No es objetivo de este artículo describir el proceso de impresión de una revista, pero sí mencionar algunos procedimientos de impresión:

• Tipografía (elementos impresores en relieve: tipografía y flexografía)
• Calcografía (elementos impresores en hueco: calcografía, heliograbado, huecograbado)
• Planografía (elementos impresores planos: litografía, offset)

En la actualidad la impresión offset ocupa el lugar primordial entre las principales formas de impresión por una serie de ventajas que ofrece del resto de las demás formas.

Antes de llevar la publicación a la imprenta, el departamento de “técnico-productivo” debe haber realizado la coordinación y contratación de los servicios de impresión. Este procedimiento siempre se ejecuta analizando las características de la publicación y las posibilidades económicas reales, pues en dependencia de estas últimas se puede obtener un producto impreso de mayor o menor calidad.

Aquí se debe tener en cuenta el tipo de papel que se va a usar, el tipo de cubierta, la gama de colores a utilizar tanto en la cubierta como en la tripa, así como el número de tirada entre otras características. La firma del contrato de impresión es de suma importancia y en ella debe participar siempre el editor jefe de la publicación.

En este proceso es también importante exigir las pruebas de imprenta, (antiguas pruebas de galeras) y la prueba de cubierta, la cual debe ser aprobada por el editor antes de proseguir con la tirada mayor. Esto reducirá a la mínima expresión los errores que se pueden detectar en la gran tirada.

13. Conclusiones

El proceso editorial que, aunque visto desde lejos puede parecer relativamente fácil, realmente es una actividad bastante compleja, principalmente cuando no se domina a plenitud el esquema o flujo de trabajo. En cada paso del flujograma, desde que se recibe un artículo hasta el final del proceso, que no termina hasta que el artículo llegue a manos del lector, van implícitos responsabilidades, tiempo y dedicación de un grupo de profesionales, cuyo objetivo principal está encaminado a divulgar información con la mejor calidad posible.

Analizando algunos aspectos para mejorar la calidad de las publicaciones de las revistas médicas cubanas, se hace necesario estudiar y evaluar en conjunto con el comité editorial, algunos aspectos esenciales que se han debatido con anterioridad, pero que continúan siendo un factor que dificulta la calidad de las publicaciones seriadas, como son: el papel del arbitraje, establecer un amplio colchón editorial, crear un cuerpo de editores profesionales, alcanzar una periodicidad mínima trimestral, preferiblemente bimensual, hasta escalar una frecuencia mensual, el autofinanciamiento (suscripciones, anuncios, donantes...), agilizar el proceso y eficacia de respuesta a los autores que envíen sus artículos y aplicar cuidadosa los criterios éticos.⁹

Con independencia de estos detractores, que han de mejorar en un corto plazo, debemos apoyarnos en las fortalezas y oportunidades de la política editorial bien establecida y definida en la ECIMED a lo largo de estos años, para seguir mejorando el sistema de publicación, que es nuestro principal objetivo. ¹⁰

Una vez que se trabaje en esa dirección y se establezcan estrategias para erradicar estas debilidades, empezaremos entonces a transitar por los caminos de la excelencia y brindaremos a nuestros lectores una mejor información con un alto nivel científico, con calidad y claridad, y en un tiempo relativamente aceptable. Esta sería entonces una de las formas para contribuir a la estimulación de la producción científica médica nacional.

Referencias

1. Cañedo Andalia R. Las revistas científicas actuales: la tormenta tras la calma. Rev Acimed. 2002; 10(5).
2. Martínez de Sousa J. Manuel de edición y autoedición. Madrid: Ediciones pirámide; 2002.
3. Silva GA. La autoría múltiple y la autoría injustificada en los artículos científicos. Investigación en salud. 2005; VII(2): 84-90.
4. Keefer, A. “El proyecto Peak y sus implicaciones para el acceso a los artículos científicos”. En El profesional de la Información. 10 (1-2), enero-febrero de 2001. pp. 28-31.
5. SILVA HERNANDEZ, Dania, RODRIGUEZ SILVA, Arlene, SARZO GONZALEZ, Yolanda et al. Elementos básicos para mejorar la redacción de un artículo científico. Rev Cubana Enfermer. [online]. Mayo-ago. 2005, vol.21, no.2 [citado 14 Agosto 2006], p.1-1.
6. Lopez Espinosa JA, Gonzalez Llorente S, Guerrero Ramos L. Análisis crítico de las revistas médicas cubanas. ACIMED. [online]. sep.dic. 1999, vol.7, no.3 [citado 04 Julio 2006], p.171-181.
7. Padrón González GJ. Una propuesta para organizar el trabajo editorial en las revistas biomédicas cubanas. Rev Acimed. 2003; 11(1).
8. CINDOC-CSIC. Revistas Científico electrónicas: estado del arte. 2004; Octubre.
9. Rojas Ochoa F. Panorámica general de las revistas biomédicas de Cuba. Presente y futuro. Rev Acimed. 1998;6(1).
10. Padron Gonzalez G J. Una propuesta para organizar el trabajo editorial en las revistas biomédicas cubanas. ACIMED. [online]. ene.-feb. 2003, vol.11, no.1 [citado 04 Julio 2006], p.9-10.

Correspondencia:

Lic. José E. Alfonso Manzanet

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