OJS: Sistema de Gestión de Revistas Electrónicas

Sergio Ruiz Pérez

Responsable de Documentación. Fundación CITIC. Málaga, España / Editor Jefe RevistaeSalud.com. Málaga, España.

Juan Pablo Alperin

Miembro del equipo OJS, Toronto, Canadá/Asesor técnico www.jmir.org, Toronto, Canadá.

Resumen

Se presenta el sistema de gestión de revistas electrónicas Open Journal Systems (OJS) y se muestran algunas de sus características más importantes.

1. Introducción

Open Journals Systems (OJS) es un sistema de gestión y edición de revistas electrónicas desarrollado por el Public Knowledge Project (PKP), un organismo canadiense conformado por las Universidades British Columbia y Simon Fraser.

Se trata de software libre (no tiene, por lo tanto, ningún coste) publicado bajo licencia GNU versión 2. OJS permite controlar todo el proceso de publicación de una revista en formato electrónico, desde el envío de los manuscritos por parte de los autores hasta la publicación final del número.

Este es el primero de una serie de artículos que iremos publicando en revistaesalud.com sobre OJS, sistema que usamos para la publicación de nuestra revista. Uno de los objetivos de Fundación eSalud (Fesalud), editora de revistaesalud.com, es la difusión de OJS entre la comunidad hispanohablante. Fesalud ha contribuido a OJS con la traducción completa de la versión 2 al castellano (de España) que forma parte del paquete oficial de OJS. Para conseguir dicho objetivo uno de los proyectos que se están preparando en este momento desde Fesalud es ojs.es, un sitio Web que sirva para dar a conocer este software, las revistas en castellano que lo usan y para dar soporte en nuestro idioma a los usuarios que así lo requieran. De igual manera es nuestra intención ofertar alojamiento gratuito de revistas de organizaciones determinadas. Se informará debidamente a través de nuestra revista cuando se publique dicho sitio Web.

La finalidad de OJS es mejorar la calidad de la investigación referida, tanto la académica como la pública. OJS se pone a disposición de cualquier revista del mundo con la finalidad de ofrecer la opción del acceso abierto, lo cual puede aumentar el número de lectores de las revistas, así como contribuir al bien público en una escala global.

2. Caracterísiticas de OJS

Para llegar a estos fines, OJS es un paquete de software muy flexible y con las siguientes características importantes:

• Se instala y se controla de manera local en un servidor web propio
• Los editores pueden configurar los requisitos, secciones, el proceso de revisión, etc.
• Todos los contenidos se envían y se gestionan online
• Cuenta con un módulo de suscripción con la opción de pasar los artículos a libre acceso pasado un tiempo
• Como parte del sistema cuenta con la indexación de todo el contenido
• Cuenta con una herramienta de lectura, basada en los campos de los artículos y la configuración proporcionada por el editorPermite el envío por correo-e de los artículos y la inserción de comentarios por parte de los lectores
• Permite el envío por correo-e de los artículos y la inserción de comentarios por parte de los lectores
• Interfaz multilingüe (8 idiomas completos y otros 10 en progreso)
• Cuenta con ayuda online contextual (en la traducción al español no se encuentra disponible la ayuda debido a que los textos van a ser revisados completamente en breve) y un foro de soporte bastante activo (en inglés).
• Permite la extensión de su funcionamiento a través de una arquitectura de plugins

El listado de estás características es sólo un resumen de lo que es posible con OJS. En actualidad, OJS permite gestionar todos los aspectos de la publicación de revistas desde la entrega de un artículo hasta su publicación e incluso su lectura.

3. Instalación de OJS

La instalación de OJS es relativamente sencilla, aunque se requieren una serie de conocimientos técnicos, por lo que es importante que se lleve a cabo por personas con conocimientos de informática. Sin embargo, una vez instalado el software, solo se requiere un conocimiento del uso de la web mínimo. Una característica interesante es que con una sola instalación se pueden crear varias revistas distintas, por lo cual se puede compartir recursos físicos y de personal técnico. Aunque existe la figura del superusuario, que tendrá acceso a todas las revistas, cada revista cuenta con un gestor individual que tiene control completo sobre la publicación.

Para instalar la versión 2 de OJS (en el momento en el que escribimos este artículo la última versión es la 2.1.1, de julio de 2006) es necesario contar con un espacio en un servidor web con las siguientes características:

• PHP 4.2.x o superior (incluyendo PHP 5.x) con soporte MySQL o PostgreSQL
• Servidor de bases de datos: MySQL 3.23 o superior o PostgreSQL 7.1 o superior
• Se recomienda un servidor tipo UNIX (como por ejemplo Linux, FreeBSD, Solaris, Mac OS X, etc.). A partir de la versión OJS 2.0.2 y superiores se soportan servidores Windows (como IIS)

La gran mayoría de servidores web se encuentran capacitados con estas características por defecto, ya que es la configuración mínima de software diseñado para la web.

Pinche aquí para descargar la última versión de OJS.

La instalación es del tipo “asistente” donde a través de distintas pantallas nos van solicitando las características que queremos que tenga nuestra revista.

4. Tipos de usuario en OJS

Quizás la característica más interesante de OJS es que nos permite llevar a cabo todos los pasos para la publicación de un artículo. Desde la entrega del artículo por parte del autor hasta su publicación final, pasando por la corrección por pares, la revisión de las maquetaciones, etc.

OJS proporciona distintos roles para cada uno de los pasos para la publicación. Sin embargo, no se necesita tener distintas personas para cada rol, ya que una sola persona (un solo nombre de usuario) puede tener asignados diferentes roles. De esta manera, OJS puede ser utilizado por revistas con equipos de trabajo de diversos tamaños.

En particular, se encuentran los diferentes roles en OJS:

• Administrador
• Gestor de revistas
• Editor
• Editor de sección
• Editor de composición
• Revisor
• Corrector
• Corrector de pruebas
• Autor
• Lector
• Gestor de suscripción

El administrador sería el denominado “superusuario”, que tendría control sobre todas las revistas instaladas en el sistema. Sin embargo, la inteligente política de usuarios de OJS no permite que desde el menú del administrador se realicen funciones de, por ejemplo, corrector. Cada usuario accede a un menú diferente según el rol que haya seleccionado.

5. Personalización

Otra característica de OJS es que nos permite la completa personalización de nuestra revista. Si bien revistaesalud.com está editada en estos momentos con la plantilla “por defecto” de OJS (que es bastante atractiva de por si), el sistema nos permite personalizar muchos y diversos aspectos de nuestra publicación. Esto se hace tanto a un nivel básico (introducir una cabecera en los artículos o una cubierta personalizada para un número) mediante formularios como a nivel avanzado, mediante la edición de las hojas de estilo en cascada (CSS).

OJS ha sido diseñado para que pueda ser completamente personalizado y con un conocimiento de CSS se puede llegar a obtener una personalización completa de la revista. Existen diversos ejemplos de los cuales se presentan dos aquí:

Figura 1. E-Journal of Reservoir Engineering

Figura 2. Theoretical Economics

6. Plantillas de correo-e

Cualquier persona con una cierta experiencia en la gestión de una revista científica es consciente de la complejidad que conlleva la publicación de cada número particular, principalmente por la cantidad de personas diferentes implicadas. OJS viene con una serie de plantillas de correo electrónico por defecto que se pueden modificar, eliminar o añadir por el gestor de la revista. Estas plantillas se usan para generar correos electrónicos automáticamente. Para verlo más gráficamente pondremos un ejemplo:

1. Un autor registrado en nuestra revista hace un envío de un archivo como propuesta para un artículo.
1.1. Al autor le llega un correo electrónico indicándole que se ha recibido correctamente su artículo, se indica el título, etc.
1.2. Al editor de la revista le llega un correo-e indicándole el nuevo envío.
2. El editor selecciona uno de los usuarios que aparecen en el sistema como correctores y le solicita la corrección del artículo.
   2.2. Al corrector le llega un correo-e con todos los detalles del artículo, los plazos para la corrección y los detalles para aceptara o rechazarla... etc.

De esta manera se automatiza todo el proceso y al mismo tiempo se mantienen informadas a todas las personas implicadas en todo momento: el autor sabe si su artículo está aceptado, si es necesario que haga modificaciones, etc. Y al final de los correos electrónicos siempre se ofrece un teléfono de contacto, una dirección postal, etc. con lo cual el proceso se “humaniza” de alguna manera.

7. Conclusiones

La publicación de los resultados de investigación en revistas de acceso libre y en formato electrónico es una tendencia imparable en este siglo. Esta tendencia ha creado una amplia comunidad de personas (en diversos campos de estudio) interesadas en crear y publicar sus propias revistas a través de la web. Es en base a esta comunidad ya existente que se ha podido crear OJS. OJS nos permite la publicación de cualquier tipo de revista electrónica de una manera sencilla y sumamente efectiva, automatizando al máximo las tareas más básicas y optimizando todo el proceso de publicación.

Se trata de un ejemplo más de la fuerza del software libre, de proyectos que se ofrecen de manera completamente altruista a la comunidad. A mediado que se vayan añadiendo más usuarios y contribuyentes, OJS se seguirá mejorando y ampliando para servir a la comunidad.

Desde ya, OJS es una gran parte del movimiento de publicación de acceso libre. Esto se debe a que OJS ha traído la publicación electrónica al alcance de cualquiera con acceso a un pequeño servidor Web y mínimos conocimientos técnicos.

Son varias las revistas en castellano que se han dado cuenta de esto y que han adoptado OJS como su sistema de publicación. Desde estas líneas, le aconsejamos a que se una a este grupo, de manera que entre todos sigamos avanzando.