Publicación en Línea con Open Journal Systems (OJS): Aspectos Importantes

Juan Pablo Alperín

Equipo PKP (Public Knowledge Project). Correo electŕonico: juan@geeky.net

MJ Suhonos

Equipo PKP (Public Knowledge Project). Correo electrónico: mj@geeky.net

Resumen

Se exponen en profundidad algunas de las características de Open Journal Systems para la gestión de revistas en formato electrónico: gestión de acceso y políticas de copyright, importación y exportación de metadatos, indexación, gestión de citas bibliográficas, etc.

1. Introducción

En un primer artículo publicado en esta revista, se presentó Open Journal Systems (OJS) como una opción atractiva para gestionar publicaciones académicas. Desde entonces, la comunidad de usuarios continúa creciendo, el software continúa siendo desarrollado y mejorado, y se han comenzado una serie de talleres en América Latina para atraer nuevos usuarios de habla hispana. El software sigue apoyando, con ímpetu, a las revistas en español, tanto a las que ya existen como las que todavía son un proyecto.

Apoyando la filosofía del Public Knowledge Project (PKP), los responsables de OJS y de RevistaeSalud.com de fomentar la producción e importancia de las revistas en español, se presentan en este artículo, con mayor detalle, algunas de las características de OJS que pueden ser atractivas para alguien que está pensando en empezar a usar el sistema o que ya lo hace. Aunque el material presentado en este artículo está vinculado a OJS, algunas de las ideas que surgen son interesantes e importantes de ponderar por cualquier revista publicada en línea. Por ejemplo, las políticas de aceso y los modelos económicos que son posibles en línea pueden ser distintos a los de una publicación tradicional ya que las revistas en línea brindan nuevas oportunidades y beneficios que no existían previamente.

A continuación, se presentan tres aspectos principales de la publicación en línea usando ejemplos de lo que es posible hacer con OJS. En particular, se divide este artículo en tres temas generales: Gestión de acceso y políticas de copyright, importación y exportación de metadatos, y herramientas de lectura.

2. Gestión de Acceso y Políticas de Copyright

2. 1 Gestión de Subscripciones

Uno de los temas que surgen una y otra vez cuando se habla de las publicaciones en línea es la dificultad de saber cuántos lectores están usando la revista. En una publicación tradicional esto se mide a través de la cantidad de subscripciones que se tiene. Aunque no estamos recomendando que todas las metodologías y filosofías de las revistas en papel se adopten para las revistas en línea, sí que es posible crear el concepto de subscripciones electrónicamente.

Por ejemplo, OJS provee un módulo de subscripciones que permite crear distintos tipos de subscripciones distintas (Figura 1). Estos pueden ser simplemente "individual" e "institucional" o llegar a cualquier cantidad de niveles de subscripciones, cada uno con mayor beneficio para el subscriptor. El gestor/a de subscripciones, el rol definido por OJS para la persona a cargo de las subscripciones, puede especificar el costo de cada tipo de subscripción, la duración, y el acceso que le brinda a los subscriptores. Usando el mismo OJS, se puede especificar, por ejemplo, un rango de direcciones IP lo cual permitiría que todas las maquinas que provengan desde una cierta institución (por ejemplo, una universidad) tengan acceso completo a los contenidos de la revista sin la necesidad de ingresar a la revista con una contraseña.

La ventaja del uso de un software como OJS para la publicación de sus revistas es que este tipo de gestión de acceso ya está integrado con su publicación. Es decir, la lista de subscriptores se gestiona desde dentro del mismo sistema y no es necesario hacer nada más para que se limite el acceso a la revista sólo a estos usuarios. A medida que las subscripciones caducan, el sistema automáticamente limitará el acceso de aquellos usuarios hasta que se efectúe un nuevo pago y la subscripción se renueve. En este último aspecto, OJS también brinda ciertas facilidades que permiten que se le envíe un email al encargado de cada subscripción cuando está misma está a punto de caducar. La antelación con la que se debe enviar el correo se puede determinar a través de las plantillas de configuración del gestor de subscripciones.

Figura 1 - Crear nuevo tipo de suscripción

2.2 Acceso Abierto y Políticas de Derecho de Autor (Copyright)

Como se viene diciendo hasta ahora, el módulo de subscripciones permite a las revistas restringir el acceso a todos aquellos que no tienen una subscripción con su publicación. Sin embargo, las publicaciones en línea nos permiten algo que no era posible antes: brindar un acceso sin restricciones. Ya que el costo de publicar un ejemplar para una persona es el mismo que el de publicar ese mismo ejemplar para miles de personas, las publicaciones en línea se prestan fácilmente a la publicación de acceso abierto (AA).

Se ha demostrado que las publicaciones de AA tienden a ser citadas más que las demás 1. El tema de AA, igual que el de fuentes abiertas (en el mundo de software) merecen ser debatidos por su cuenta, pero se mencionan en este artículo porque son tendencias que están empezando a tomar más y más importancia en el mundo académico. Además, el PKP ha desarrollado OJS con la intención de fomentar el número de revistas publicadas bajo un modelo de AA, ya que esto implica que la investigación que se hace hoy día (muchas veces con fondos públicos) sería accesible a todo el público.

Sin embargo, se reconoce que a pesar de las ventajas del AA, no todas las revistas preferirán publicar bajo este modelo. OJS permite tres modelos generales para las políticas de acceso: acceso abierto, acceso abierto diferido (se permite el acceso libre a los contenidos una vez que ha pasado un periodo de tiempo) y acceso cerrado (sólo mediante subscripción). OJS permite que se defina una política general, pero luego se puede cambiar para cada número en particular, o incluso para cada artículo (Figura 2). La política de acceso abierto diferido brinda algunas de las ventajas identificadas del AA, pero al mismo tiempo crea una motivación para que los lectores compren subscripciones. En la próxima sección se vuelve a este tema de los modelos económicos que se pueden usar para sustentar a una publicación de acceso abierto.

Figura 2 - Opciones de acceso

Igual que con las políticas de acceso, OJS permite también la gestión de revistas con diversas políticas de derecho de autor y se busca brindar una mayor flexibilidad en las próximas versiones. De momento, OJS proporciona un campo en donde los gestores de la publicación pueden ingresar la política de derechos de autor por la cual se ha optado. Los autores pueden leer esta política antes de hacer un envío, siendo también consultable desde una de las páginas generadas automáticamente por OJS. En versiones futuras de OJS se intentará brindar distintas opciones para que el autor elija bajo qué derechos de autor quiere publicar su artículo (por ejemplo, bajo licencia Creative Commons.

2.3 Implicaciones para modelos económicos

Como se mencionó brevemente en la sección anterior, las distintas políticas de acceso tienen sus diversas implicaciones para los modelos económicos que se pueden utilizar. Cada revista tiene que buscar y decantarse por un modelo que le permita sustentarse, sea a través de subsidios o a través de contribuciones de los lectores. Las diversas políticas de acceso explicadas en la sección anterior permiten que los encargados de las revistas que usan OJS puedan optar por obtener ingresos bien mediante subscripciones o desde los autores mismos.

El AA crea toda una serie de temáticas sobre donde recuperar los costos de publicación. Autores como Willinsky 2 y Odlyzko (3) han abarcado el tema con mayor detalle y discuten algunas de las tácticas que usan diversas revistas existentes para poder ser viables económicamente. Aunque no sea la solución a todos los problemas, ni una reducción absoluta de costos, el uso de una solución de software como OJS permite que los gastos de la gestión de revistas en línea se reduzca substancialmente.

Aún más allá de los ahorros que puede brindar OJS, existe un gran potencial en el software para manejar los problemas tecnológicos que surgen a la hora de brindar/restringir el acceso según se necesite. Aunque la última versión de OJS (2.1.1) no tiene ningún módulo para aceptar pagos directamente en línea, la versión 2.2 que saldrá en los próximos meses contará con un módulo para aceptar pagos usando PayPal. Este módulo, programado a través de la arquitectura de plugins, se podrá extender para integrar cualquier otro módulo de pagos en línea. Esta funcionalidad, aún pendiente, facilitará que distintos modelos económicos se gestionen completamente desde dentro del software.

Más allá de los ahorros y beneficios que brinda OJS en la gestión de distintas políticas de acceso, existen muchas otras razones por las cuales OJS es atractivo para muchos usuarios. Una de las ventajas de publicar en línea usando OJS es que se facilita mucho la importación y exportación de metadatos. Los artículos hoy en día se generan electrónicamente y el uso de un software como OJS permite que se aproveche que la información que ya está digitalizada para que se pueda compartir fácilmente con servicios que permiten archivar e indexar contenidos.

3. Importación y Exportación de Metadatos

3.1 Servicios de Indexación

La indexación ha permitido el desarrollo de métodos de búsqueda avanzados, lo cual ha tenido un efecto importante en la calidad de la investigación que es posible. Existe más información registrada en esta época digitalizada que en cualquier otro momento de la historia. Si no fuese por métodos de organización de esta información dentro de bases de datos centralizadas con portales de búsqueda, la mayoría de la investigación que se publica no sería vista. Siendo así, es importante reconocer la importancia de establecer procesos para que los artículos que se publiquen en su revista sean indexados.

Para facilitar este proceso, OJS contiene desde la version 2.1.1 dos plugins para la exportación de metadatos en los formatos XML requeridos por PubMed y por CrossRef. Ambos servicios requieren que la revista se registre previamente y en el caso de CrossRef hace falta pagar un monto mensual. Los convenios con las organizaciones se deben hacer revista por revista (en el caso de PubMed hace falta ser aprobado por una Literature Selection Technical Review Committee). Aunque PubMed y CrossRef no son los únicos lugares donde conviene ser indexado, toda revista que quiere llegar a tener un impacto importante debe buscar ser indexada en alguna base pertinente. Usando estos dos ejemplos, se podrían desarrollar plugins para exportar en formatos XML requeridos por cualquier otra base de datos.

Una de las bases de datos que está surgiendo en importancia es Google Scholar. Aunque exista algo de controversia sobre el uso y la existencia de Google Scholar 4, 5, OJS incluye un plugin desarrollado para compartir los metadatos de cada artículo publicado, automáticamente, con el buscador de Google Scholar. De esta manera es muy fácil para cualquier revista publicada con OJS ser correctamente indexada por los robots de Google. Sería apropiado notar también aquí que OJS utiliza HTML marcado con metadatos (en la versión 2.1.1 se empezaron a usar también los estándares de Dublin Core) para que todos los buscadores Web (como Google y Yahoo) también indexen correctamente los artículos publicados con OJS.

Aparte de las bases de datos tradicionales, también existen los Harvesters (Recogedores). El proyecto PKP, por ejemplo, ha desarrollado un Harvester que es capaz de recoger metadatos de cualquier sistema que se adhiera a los estándares de la Open Archives Initiative Protocol for Metadata Harvesting (OAI-PMH, o simplemente OAI). OJS cumple con los estándares de la OAI y le presenta la opción a cada revista de exponer sus metadatos para los Harvesters.

3.2 Servicios de Archivos

Aparte de la indexación, OJS también provee facilidades que permiten a las revistas ser archivadas dentro de bibliotecas participantes. Una de las mayores preocupaciones que existen sobre las revistas que se publican en línea es que no hay una garantía de permanencia de la misma manera que con las publicadas en papel. Ser archivado dentro de repositorios institucionales o dentro de bibliotecas provee una garantía importante para los autores y los lectores. Para facilitar que las revistas de OJS sean archivadas, OJS tiene una opción de ofrecer los contenidos de la revista a través de una iniciativa desarrollada por la Universidad de Stanford llamada Lots of Copies Keep Stuff Safe (LOCKSS, Muchas Copias Guardan Las Cosas a Salvo). LOCKSS es un software de fuentes abiertas que permite a las bibliotecas preservar selectas revistas de una manera automatizada y con la coordinación entre distintas bibliotecas.

3.3 Importación/Exportación de Artículos y Usuarios

En el área de importación y exportación de datos, la última cosa importante de notar de OJS es la capacidad del software para importar y exportar artículos y usuarios usando archivos XML. Al permitir esta opción se permite al gestor de la revista pasar datos desde OJS a otras soluciones de software y viceversa. La importación de artículos permite empezar a usar OJS con todos los artículos antiguos, si se encuentran dentro de otro sistema, o simplemente digitalizados sin pertenecer a ningún software concreto. La importación y exportación de usuarios permite la interoperabilidad de OJS con otros sistemas en donde se encuentre una base de datos de usuarios. En el caso de que se tenga una base de usuarios, también se puede usar el Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) para ayudar a integrar, en vivo, OJS con otras aplicaciones. Sin embargo, la facilidad de importar y exportar toda la información más importante en formato XML es en cierto modo más importante ya que permite, de una manera sencilla, garantizar que la información dentro de OJS mantenga su permanencia hasta siempre. Es importante a la hora de elegir software que se opte por una solución que no cierre las opciones futuras. Con las opciones de importación y exportación de datos en un formato estandarizado de XML se puede garantizar que los datos almacenados en OJS podrán ser compartidos con cualquier software distinto que se desee usar en el futuro.

4. Herramientas de Lectura

El tercer y último tema general de este artículo son las Herramientas de Lectura. Una de las mayores ventajas de la publicación en línea es que permite un gran número de opciones para ayudar a que cada artículo ofrezca más opciones al lector. Una de las maneras en que se brindan estas opciones avanzadas a los lectores es a través de las herramientas de lectura. Estas mismas se pueden configurar en OJS para que el gestor de la revista elija cuáles se encuentran disponibles y qué opciones tiene cada una.

4. 1 Exportación y Enlaces de Citas

Unas de las herramientas más importantes son las que permiten al lector exportar los metadatos en formatos populares como el de EndNote, ProCite y RefMan (Figura 3). Casi todos los portales y revistas que se encuentran en línea proporcionan esta opción de exportar los metadatos así, ya que permiten a los investigadores organizar sus citas con el uso de software como EndNote o Reference Manager entre otros. Es muy útil para un investigador que escribe artículos mantener una base de datos de las citas usadas para poder incorporar éstas fácilmente dentro de los artículos que se escriben. Para aquellos que no utilizan software especial para organizar sus citas, también se proporciona una herramienta de lectura que le muestra al lector cómo se forma la cita del artículo. De esta manera, el lector puede directamente copiar desde OJS y pegar en su lista bibliográfica la cita perfectamente formateada y sin la posibilidad de introducir errores.

Figura 3 - Herramientas de lectura (información bibliográfica)

En futuras versiones de OJS se está buscando introducir algunas maneras de proveer enlaces a los artículos de tal forma que sean más fáciles de enlazar. Por ejemplo, los identificadores como el Digital Object Identifier (DOI) o los PubMed ID (PMID) permiten proveer un enlace con garantía de permanencia. Al mismo tiempo, el uso de los DOIs proporcionan la posibilidad de incluir información como "cuantos artículos han citado a este". No existe una manera sencilla de solucionar este problema de "quién ha citado a quién", pero a través de una buena recogida de metadatos y de las citas de cada artículo, se podrán enlazar a los artículos publicados. Poco a poco se podrá obtener este tipo de información más fácilmente y OJS se continuará adaptando para incluir las soluciones más actuales.

4. 2 Acerca del Autor

Otra herramienta para ayudar al lector es la información acerca del autor. Por ejemplo, se puede presentar un vínculo (optativamente) para enviarle un correo electrónico al autor desde la misma página de OJS. Este tipo de comunicación directa, completamente imposible con versiones impresas, ayudan a aumentar la aceptación del artículo dentro de la comunidad de investigadores lectoras. Al mismo tiempo, existe una herramienta que permite hacer una búsqueda rápida de otros trabajos escritos por el autor. Por ejemplo, se proporcionan enlaces para hacer una búsqueda por autor en las bases de datos de Google Scholar, OAIster, Public Knowledge Project Open Archives Harvester y algunas otros (cualquier base puede ser agregada a la lista).

4.3 Búsquedas en bases de datos temáticas

Aparte de la función de hacer búsquedas sobre el autor, también es de gran ayuda para un investigador poder buscar artículos relacionados con el que se esté leyendo en ese momento. Existe, en general, una falta de coordinación entre los distintos portales y páginas Web. Aunque el uso de portales de búsqueda facilita la investigación, aún se requiere ir a cada distinto portal y repetir la misma búsqueda en cada uno. Usando las palabras claves identificadas por el autor (o el editor) OJS puede brindar enlaces para que se puedan hacer las búsquedas en otros buscadores o bases de datos con un solo click de ratón. Por ejemplo, se proporciona un link para hacer una búsqueda de las palabras claves en Google. Por defecto, OJS tiene identificado varios portales y páginas dependiendo en el área de estudio, los cuáles pueden ser modificados y nuevos enlaces se pueden agregar de tal manera que el gestor de la revista puede responder a las necesidades del público de su revista.

5. Conclusiones

Como se puede ver, las publicaciones en línea proporcionan nuevas posibilidades en cuanto a las herramientas disponibles, las interacciones con otros sistemas, y los modelos de acceso y económicos. Este artículo sólo trata, muy brevemente, algunas de las posibilidades que existen para las publicaciones en línea. Con el crecimiento de las revistas publicadas en este modo, es probable que surjan y se materialicen nuevas ideas. Los aportes del grupo de PKP y de toda la comunidad de usuarios (incluyendo RevistaeSalud.com) están facilitando este proceso. OJS es un ejemplo perfecto de lo que es posible conseguir a través de una filosofía colaborativa, como es la del software de fuentes abiertas.

Se presentaron en este artículo sólo algunas de las opciones de OJS. El software es capaz de hacer mucho más de lo que se puede llegar a presentar aquí. Los invitamos a probar el software y a reflexionar sobre su experiencia leyendo una revista que se publica usándolo, como es esta. Es nuestra opinión que la publicación en línea, con la ayuda de software como OJS, es la mejor manera de avanzar. Usando estos nuevos medios de publicación, es posible que las investigaciones que se estén llevando a cabo en el mundo de habla hispana puedan llegar a obtener la máxima difusión.

6. Referencias

  1. Gunther Eysenbach, The Open Access Advantage. J Med Internet Res. 2006 (May 15); 8(2):e8
  2. Willinsky J. Scholarly Associations and the Economic Viability of Open Access Publishing. Journal of Digital Information 2003 Apr;4(2).
  3. Odlyzko A. The Economics of Electronic Journals. First Monday 1997 Aug;2(8).
  4. Noruzi, Alireza. Google Scholar: The New Generation of Citation Indexes. Libri, 2005, vol. 55, pp. 170–180
  5. Giles, Jim. Science in the web age: Start your engines. Nature. 1 December 2005, 438, 554-555