Efecto en Calidad Analítica del Establecimiento de la Intranet de Laboratorios "Servolab" a nivel hospitalario
José López Barba
Servicio de Análisis Clínicos
Hospital del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (NGESA) de Ceuta
J.M. Romero
Servicio de Informática
Hospital del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (NGESA) de Ceuta
E. Cutillas
Servicio de Informática
Hospital del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (NGESA) de Ceuta
Jacobo Díaz Portillo
Servicio de Análisis Clínicos
Hospital del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (NGESA) de Ceuta
Marcos Benchimol
Servicio de Informática
Hospital del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (NGESA) de Ceuta
Juan Vadillo Andrade
Servicio de Análisis Clínicos
Hospital del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (NGESA) de Ceuta
Abstract
OBJECTIVES: The improvement of the quality post analytic results of the clinical analysis by means of the inclusion of results through an available application in the Intranet of the Sanitary Area .
MATERIAL AND METHODS: The results habitually emitted in paper and sent later on to the destinations were substitutes for information in screen through computer support by means of a page of the Intranet of the Area: SERVOLAB of DADE-Behring®. This system has been implanted in the Hospital INGESA of Ceuta.. The quarters first and second of the year 2004 have been valued (in the first one without the active application).It have been considered the following indicators: time of answer (TR), reclamations (RC) and consults of results carried out through Intranet (CRI).
RESULTS: During the first period 30.967 analytic were processed with a TR=12 at 24h, support of report in paper and a RC=1604 (5,7%). In the second period the petitions have been 30.544, the TR was instantaneous, the report support in paper and available in Intranet, RC=84 (0,27%) and 1701 CRI.
CONCLUSIONS. In view of the results it has improved the quality post analytical lowing that the information this available in real time, advancing the treatments to the patient and therefore their quality like users. The decrease in the RC to the Laboratories has diminished the time that the office workers had to dedicate to these functions, so the previous analytic phase of registration of petitions has also shortened.
Keywords: QUALITY, INTRANET, LABORATORIES, TIME OF ANSWER
Short title: QUALITY OF LABORATORIES: INTRANET SERVOLAB
Introducción
La emisión de resultados desde los laboratorios de Análisis Clínicos hacia los puntos de destino de las analíticas, normalmente los médicos solicitantes; ha sido siempre un punto de difícil estudio. La complejidad del actual entramado sanitario con múltiples Centros de Especialidades y Centros de Atención Primaria, así como la existencia de numerosos Hospitales y Centro Médicos de Urgencias lleva a los Laboratorios ante un gran problema para controlar la calidad post-analítica de las determinaciones que realizan.
El método tradicionalmente utilizado de imprimir los informes analíticos y su envío posterior a los destinos parece ser insuficiente hoy en día para garantizar dos aspectos importantes en el trabajo diario de un Laboratorio:
- En primer lugar que el tiempo de respuesta (TR), sea el más corto posible
- Y en segundo lugar que los datos estén de forma constante a disposición no sólo del médico solicitante, sino de todo aquel facultativo que pueda precisar de ellos en algún momento de la atención médica de ese paciente.
La tecnología desarrollada tan imparablemente en el campo de los aparatos automatizados para la determinación de pruebas en el Laboratorio y en otros campos de la medicina parecía haber soslayado este problema. Con la Informatización progresiva de los Laboratorios Clínicos y el desarrollo cada día más intenso de Internet y sus herramientas parece vislumbrar un futuro muy favorable para corregir esta situación1-9.
A finales del año 2003 se inició en el Área Sanitaria de Ceuta un proceso de mejora de la calidad prestada por los Laboratorios de Análisis Clínicos a los usuarios, para ello, se pretendió que los resultados habitualmente emitidos en papel y enviados posteriormente a los destinos se sustituyesen por información en pantalla a través de soporte informático mediante una página de la Intranet del Área Sanitaria. Esta información estaría disponible en los ordenadores de las consultas médicas de todo el Área Sanitaria.
Objetivos
El objetivo de este estudio es evaluar la mejoría en la calidad post-analítica prestada por los Laboratorios de Análisis a los médicos peticionarios (clientes internos) y por ende a los pacientes (usuarios) de los Servicios Hospitalarios del Hospital INGESA de Ceuta tras la implantación del sistema Servolab® y más concretamente de su herramienta a través de Intranet. Con ella, se presentó la posibilidad de que los resultados habitualmente emitidos en papel y enviados posteriormente a los destinos, se sustituyesen por información en pantalla a través de soporte informático mediante una página de la Intranet del Área Sanitaria. Esta información estaría siempre disponible las veinticuatro horas del día, una vez que fuese validada por los Facultativos responsables de las distintas áreas del Laboratorio.
Valorar el impacto que sobre el trabajo diario del personal de Laboratorio (administrativos, técnicos, facultativos ...) ejerce el uso de esta herramienta.
Metodología
Hospital
El Hospital de Ceuta es un centro que atiende las necesidades sanitarias de una población de derecho que oscila entre 75.000 y 100.000 personas, aunque su peculiar situación geográfica limítrofe con Marruecos hace que la población no oficial que puede llegar a estar atendida por los Servicios Sanitarios pueda llegar a 450.000 personas.
El Estado mantiene en el ámbito territorial de la Ciudad de Ceuta las competencias de gestión de las prestaciones sanitarias, a través del Instituto Nacional de Gestión Sanitaria (INGESA), Entidad en la que resulta adaptado el INSALUD una vez completado su proceso de transferencia a las Comunidades Autónomas, conservándose el régimen jurídico, económico, presupuestario y patrimonial y la misma personalidad jurídica y naturaleza de la Entidad Gestora de la Seguridad Social10. El INGESA queda adscrito al Ministerio de Sanidad y Consumo a través de la Secretaría General de Sanidad, que ostenta su presidencia. En la actualidad, pues, la Ciudad Autónoma de Ceuta depende del INGESA en lo referente a la gestión de los recursos sanitarios. Existen definidas tres zonas Básicas de Salud, con sus respectivos Centros de Salud, dependientes del Hospital.
La Red Informática y la herramienta SERVOLAB
El Centro dispone de un elevado nivel de informatización que no se limita al área administrativa o financiera sino que se integra en el proceso asistencial.
En los puestos de asistencia sanitaria (despachos, plantas de hospitalización, etc.) se dispone de terminales en red desde donde se accede directamente a aplicaciones informáticas sanitarias como la historia clínica, y cuidados de enfermería de los pacientes con seguridad y confidencialidad.
En Noviembre de 2003 se puso en marcha la instalación en el Hospital INGESA de Ceuta y más concretamente en sus Laboratorios Clínicos una aplicación informática de gestión de Laboratorios (SIL) denominado SERVOLAB de DADE-Behring®. El S.I.L. del Hospital del INGESA de Ceuta soporta toda la información procedente de los laboratorios de Bioquímica, Microbiología, Hematología e Inmunología. Existen dos aplicaciones distintas de SERVOLAB: una para Análisis Clínicos (Bioquímica, Hematología, Inmunología y Serología) y otra propia de Microbiología.
Servolab es un sistema de gestión para Laboratorios de análisis clínicos diseñado bajo una estructura cliente/servidos. Este tipo de arquitectura se basa en un principio de independencia entre los datos registrados en el programa (información) y las aplicaciones (programas) que manejan dicha información mediante el uso del Standard "Structured Query Language" o SQL. Se trata pues de un sistema de gestión que utiliza un sistema "un servidor de datos" en el que se almacena toda la información y dispone de una serie de "estaciones de trabajo" en las que residen los programas. Estos acceden y manejan la información mediante la utilización del lenguaje SQL, que es lo que se denomina un lenguaje de interrogación. Servolab utiliza la base de datos Sybase, diseñada exclusivamente para su empleo con sistemas de arquitectura cliente/servidor, por lo cual incorpora el sistema SQL como lenguaje de interrogación y gestor de la propia base. El lenguaje de programación utilizado en las aplicaciones del sistema Servolab es fundamentalmente C++ orientado al objeto, utilizando así mismo Visual Basic.
Gracias a este tipo de arquitectura es posible el acceso a los datos registrados en el sistema Servolab desde muy diversas herramientas software, evitando que la información pueda quedar confinada dentro de los límites del propio sistema, por lo que se le califica de "sistema abierto"11-15.
Entre las aplicaciones que permiten la explotación de estos datos se encuentra una aplicación concreta de acceso al programa Servolab mediante Intranet. El uso de Intranet supone una gran ventaja de cara a la consulta de resultados en tiempo real por parte de cualquier usuario autorizado, que se encuentre conectado a través de MODEM a la red del sistema Servolab, ya que para ello solo precisa del navegador Explorer, que Microsoft® incluye en su sistema operativo Windows® (95,98,NT ó 2000).
En el Hospital de Ceuta el sistema Servolab esta enclavado en la red local del Hospital en un servidor que trabaja bajo sistema operativo Windows NT de Microsoft® y utiliza protocolo Ethernet TCP/IP. En él, los usuarios autorizados pueden realizar consultas desde cualquier PC en el mismo momento en que la Institución Sanitaria le da la autorización.
Si el usuario no se encuentra en el Hospital desarrollando su labor asistencial puede conectarse desde cualquier consulta médica a través de la línea telefónica del mismo modo que lo haría para conectarse a Internet. Concretamente en el Área Sanitaria de Ceuta se realiza a través de la Red Interna del INGESA.
Este sistema ha sido implantado en una primera fase en el Hospital INGESA de Ceuta, instalándose en los controles de Enfermería y en las consultas médicas del Hospital y es objeto de esta exposición. En una segunda fase se instalará en los Centros de Atención Primaria y otros Centros Periféricos.
Diseño del estudio
Se han analizado las analíticas recibidas en los Laboratorios procedentes del Hospital de Ceuta en dos periodos de cuatro meses. El primero de ellos entre Enero y Abril de 2004 y el segundo entre Mayo y Agosto de 2004.
En el primer periodo se definió y configuró la Intranet del Servolab; se definieron la presentación de informes en pantalla y su forma de impresión en papel si fuese preciso. Se creo la figura del "Administrador" de la Herramienta en el Laboratorio y se crearon los accesos al sistema del personal sanitario, así como, se les facilito las claves y la información necesaria para acceder al sistema Intranet de Servolab. Se configuraron los PC de las distintas consultas médicas hospitalarias, de los controles de enfermería y de los Servicios Médicos para el acceso rápido y sencillo a la herramienta. Se dotó de enlace informático a aquellos Servicios del Hospital que no poseían conexión a la red Intranet. En el segundo periodo del estudio la herramienta se encontraba ya plenamente operativa.
En los dos periodos del estudio se procedió a valorar una serie de parámetros o indicadores que fuesen representativos. Se han tenido en cuneta los siguientes:
- Tiempo de respuesta (TR): entendiendo como tal el tiempo transcurrido desde que la prueba ha sido finalizada hasta que esta información llega al clínico.
- Reclamaciones (RC) que se producen por parte del Personal Sanitario del Hospital a los Laboratorios en demanda de información sobre resultados de analíticas. Reclamaciones que dejan constancia en una base de datos creada para tal efecto y controlada por los administrativos del S. de Laboratorios.
- Consultas de "resultados" realizadas a través de Intranet (CRI), definiendo la misma como el acto de entrada en la Intranet de Servolab y la realización de al menos una consulta de una Analítica realizada en el Laboratorio, ya se encuentre este resultado en el trabajo diario o en la base de datos del trabajo que han pasado a los históricos. Las CRI han sido monitorizadas a través de la propia herramienta informática de Servolab que permite estudiar esta variable.
El tratamiento estadístico de los datos se almacenó y analizó mediante el paquete estadístico "Statgraphics Plus®". Aplicando para los mismos las tablas de contingencia y Test que han sido precisos en cada momento.
Resultados
Periodo de Enero-Abril
Se procesaron 30.967 peticiones analíticas (Tabla 1), con un TR de entre doce y veinticuatro horas (TR = 12/24). Los informes eran emitidos en formato papel por los administrativos en dos ediciones diarias realizadas a las diez y a las catorce horas. Posteriormente se introducían en los casilleros de destino de las distintas plantas de hospitalización y consultas hospitalarias, para ser trasladadas por celadores a los destinos.
Durante este periodo las reclamaciones realizadas a los Laboratorios sobre información de resultados de analíticas fue de 1604 (RC = 1604) lo cual representó el 5.7% de todas las procesadas. El tiempo dedicado por el personal de Laboratorio para resolver estas reclamaciones tuvo una media de dos minutos, con lo cual el tiempo dedicado a estas funciones (Tabla 2) supusieron 53.47 horas. Este período es de gran valor porque por ejemplo, equivale a ocupar 40 minutos/día del tiempo de trabajo de unos de los tres administrativos con los que cuenta el Laboratorio sólo y exclusivamente para atender reclamaciones.
Periodo de Mayo-Agosto
Las peticiones procesadas han sido 30.544, el TR fue instantáneo, el soporte de informe a pesar de que la información se encontraba disponible vía Intranet se ha mantenido temporalmente también en papel. La información tras ser validada en el Laboratorio aparece en pantalla en las Consultas si es solicitada por personal autorizado.
El número de reclamaciones ha sufrido un descenso del 94.76%, pasando de 1604 en el primer periodo a sólo 84 en el segundo (0.27% de las analíticas). Suponiendo en este caso un consumo de tiempo de personal para atenderlas de 2.8hs, con una equivalencia de 2.1 minutos/día del tiempo del trabajo de uno de los administrativos.
Se han producido en este segundo periodo 1701 Consultas a través de la Intranet de Servolab (CRI). La mayoría de las consultas han sido realizadas por los Servicios de Medicina Interna (45.6%) y Obstetricia (21,45%). (Figura 1)
Conclusiones
- La calidad post-analítica ofrecida por los Laboratorio de Análisis Clínicos se ha incrementado. A la vista de los resultados la incorporación de los resultados a través de la Intranet SERVOLAB de Laboratorios ha mejorado la calidad post-analítica motivado por:
- Una información de los resultados de las analíticas en tiempo real para los Clínicos con un tiempo de respuesta "cero", es decir, información inmediata. Al ser validada una prueba en el Laboratorio, seguidamente es visualizada a través de la Intranet. Esta funcionalidad favorece un tratamiento médico y unos cuidados de enfermería más rápidos. Por ello, la curación o mejoría del paciente es más acorde con la situación real en cada momento del paciente o usuario de la prestación sanitaria. Así mismo, se acorta el periodo de estancia hospitalaria favoreciendo la gestión de las hospitalizaciones y el control adecuado de las consultas de seguimiento programadas
- Histórico de datos de analíticas disponible para el clínico en todo momento:
Los datos de las analíticas se mantienen en el histórico de la aplicación y disponible para los usuarios autorizados a través de la Intranet. Los Médicos tienen conocimiento de la situación de los estudios analíticos de un paciente y ello evita solicitud de peticiones de analíticas, que hayan sido solicitadas con anterioridad (duplicidades). - Mejora de la calidad pre-analítica: La disminución en las reclamaciones a los Laboratorios ha disminuido el tiempo que los administrativos tenían que dedicar a estas funciones, con lo cual, la fase pre-analítica de registro de peticiones también se ha acortado, mejorando este parámetro.
- Expectativas: la implantación de esta aplicación a nivel de Atención Primaria puede ocasionar un impacto aún más importante, hecho que esta en fase de implantación
Bibliografía
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13. Remón Higuera, C. Situación Actual del SIL del Hospital Juan Canalejo. V Reunión Nacional Sociedad Española de Dirección y Gestión de los Laboratorios Clínicos . 2001
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Tablas y figuras
Tabla 1
| Periodo de Estudio | Primer Periodo | Segundo Periodo |
|---|---|---|
| Tipo de Informe emitido | Papel | Papel e Intranet |
| Nº Analíticas realizadas | 30967 | 30544 |
| TR | 12 A 24HS | INSTANTANEO |
| RC | 1604 | 84 |
| CRI | 0 | 1701 |
Tabla 2
Reclamaciones realizadas en ambos periodos y tiempo brindado por el personal de Laboratorio en periodo de cuatro meses.
| RC-primer periodo | RC-segundo periodo | Tiempo dedicado primer periodo en horas | Tiempo dedicado segundo periodo en horas | |
|---|---|---|---|---|
| Administrativos | 1294 | 30 | 43,13 | 1,00 |
| Técnicos de Laboratorio | 135 | 39 | 4,50 | 1,30 |
| Facultativos | 175 | 15 | 5,83 | 0,50 |
| total | 1604 | 84 | 53,47 | 2,80 |
Figura 1
